Un eveniment reușit e, de fapt, o listă lungă de lucruri mici făcute la timp. Iată lista, împărțită pe etape, pentru o conferință, o gală sau o expoziție de 200–2.000 de participanți.
Cu 3 luni înainte
- Data, locația și capacitatea, confirmate în scris
- Bugetul, cu prețurile biletelor și pragul de rentabilitate
- Site-ul evenimentului, cu programul provizoriu
- Tipurile de bilete: early bird, standard, VIP, invitații
- Contul de procesator de plăți activ și testat
Cu o lună înainte
- Speakerii și programul final, publicate pe site
- Partenerii, cu logo și pagină
- Lista de invitați importată și invitațiile trimise
- Prima campanie de email către cei interesați
- Facturarea configurată, ca să nu faci nimic de mână
Cu o săptămână înainte
- Numărul de puncte de intrare, calculat după vârful de sosiri
- Voluntarii aleși, cu conturi de scanare și o scurtă instruire
- Emailul cu informații practice: ora de acces, adresa, parcarea
- Lista de acces pe zile sau zone, dacă e cazul
Cu o zi înainte
- Dispozitivele de scanare încărcate și sincronizate
- Biletul retrimis tuturor participanților
- Un test de scanare pe un bilet real
- Planul pentru cazurile speciale: bilete uitate, nume greșite
În ziua evenimentului
- Intrările urmărite în timp real
- Voluntari mutați acolo unde se formează coadă
- Înregistrările pe loc făcute la un punct separat
După eveniment
- Mulțumirile și materialele trimise participanților
- Raportul de vânzări și de prezență exportat
- Facturile și documentele verificate
- Concluziile pentru ediția următoare, cât sunt proaspete